Neue Regeln für steuerlich absetzbare Bewirtungskosten ab November 2025
Luisa Lange
Neue Regeln für steuerlich absetzbare Bewirtungskosten ab November 2025
Das Bundesfinanzministerium hat seine Richtlinien zu steuerlich absetzbaren Bewirtungskosten aktualisiert. Die am 19. November 2025 veröffentlichten neuen Regelungen präzisieren, wie Unternehmen Mahlzeiten, Belege und Rechnungen dokumentieren müssen, um die Abzugsfähigkeit zu gewährleisten. Zwar bleiben nur 70 Prozent dieser Ausgaben steuerlich absetzbar, doch gelten nun strengere Nachweispflichten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
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Nach den aktualisierten Bestimmungen müssen sämtliche Bewirtungskosten für geschäftliche Zwecke vollständig dokumentiert werden. Dazu gehören Anlass, Ort, Datum, Teilnehmer sowie der geschäftliche Grund der Bewirtung. Restaurantbelege können dabei in digitaler Form oder als digitalisierte Papierkopie vorgelegt werden.
Bei Rechnungen bis zu 250 Euro müssen der vollständige Name und die Adresse des Dienstleisters auf dem Dokument angegeben sein. Höhere Rechnungen – also solche über 250 Euro – erfordern zusätzlich die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Anbieters. Jede Rechnung muss zudem eine eindeutige, fortlaufende Nummer, das Ausstellungsdatum sowie das Datum der Leistungserbringung enthalten. Menge, Art und Preis der Waren oder Dienstleistungen sind klar aufzuführen, ebenso der Name des Steuerpflichtigen, der die Bewirtung ausrichtet.
Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen, müssen sicherstellen, dass die Belege eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Systems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten. Diese maschinell erzeugten Aufzeichnungen gelten als fälschungssicher und erfüllen die Dokumentationsanforderungen. Wird die Zahlung jedoch erst nach der Mahlzeit abgewickelt oder akzeptiert das Unternehmen nur bargeldlose Transaktionen, ist ein Beleg aus einem elektronischen System nicht zwingend vorgeschrieben.
Fällt das elektronische Aufzeichnungssystem (TSE) eines Unternehmens aus, können Bewirtungskosten dennoch abgesetzt werden – vorausgesetzt, der Fehler ist deutlich auf dem Beleg vermerkt. Selbst erstellte Kostenaufstellungen müssen über eine elektronische Signatur oder eine Freigabe autorisiert werden. Das Ministerium bestätigt, dass die Grundsätze der elektronischen Aufbewahrung und des Datenzugriffs gemäß § 4 Absatz 5 des Einkommensteuergesetzes den Dokumentationspflichten genügen.
Die überarbeiteten Leitlinien zielen darauf ab, die Compliance zu verschärfen, ohne die 70-Prozent-Abzugsfähigkeit für Bewirtungskosten anzutasten. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass sämtliche bewirtungsbezogene Ausgaben ordnungsgemäß erfasst werden – sei es durch digitale Belege, Rechnungen oder selbst erstellte Unterlagen. Bei Nichteinhaltung dieser Standards droht die Aberkennung der Abzugsfähigkeit im Rahmen von Steuerprüfungen.
